یکی از مراحل مهم، حساس و زمانبر در استقرار نرم افزار، طراحی سیستم کدینگ انبار متناسب با عملکرد مجموعه می باشد. شرکتهای تولیدی معمولا کدینگ مواد اولیه، محصول و کالای نیمه ساخته مخصوص به خودشان را طراحی و پیاده سازی می نمایند.

همچنین شرکتهای بازرگانی و خدماتی نیز در بیشتر موارد تمایل دارند کدینگ اقلام و مواد و محصولات و حتی ابزارآلات را متناسب با نیاز خود بازتولید و طراحی نمایند. داشتن یک کدینگ کامل و کارآمد منجر به حذف بسیاری از فعالیتهای تکراری و وقت گیر خواهد شد. لذا تجربه، مهارت و دانش کافی در تفکیک و شناخت جزئیات انواع کالا، مواد، ابزار و اقلام مصرفی، شرط اولیه در طراحی مناسب و منسجم سیستم کدینگ انبار می باشد.

     علاوه بر موارد فوق، وجود امکانات مفید در نرم افزار انبار، بصورتی که انعطاف لازم در ثبت تمامی جزئیات بدست آمده از هر کالا و توانایی طبقه بندی و جستجو و ارائه گزارشهای متنوع از آن را داشته باشد، کاملاً ضروری است. فارغ از اینکه از کدام استاندارد کد گذاری استفاده شود و کدینگ از اعداد، حروف الفبا و یا ترکیبی از هر دو باشد، بایستی مفهوم مناسبی از کالا را در بر داشته و بیانگر اطلاعات مفیدی از کالای مورد نظر شامل سرگروه و گروههای فرعی کالا باشد. در سیستم کدینگ، هر چند هدف اصلی تخصیص یک کد منحصر بفرد و معنی دار به کالا است، ولی تعریف یک شرح جامع و کامل برای هر کالا، در کنار کد تخصیص داده شده ضروری است. استفاده از رویه ای یکسان، یکنواخت و معنا دار در تخصیص کد و شرح به هر کالا بر ظرافت کار طراحی کدینگ و دستیابی به نتیجه بهتر کمک می نماید. 

    برای فرد یا تیم طراحی کدینگ مطلوبست که بتواند با دقت و در حداقل زمان نسبت به تفکیک و تعیین گروه اصلی، زیر گروه و گروههای فرعی و تشخیص دقیق خصوصیات و نهایتاً تخصیص کد و شرح مناسب به هر یک از اقلام کالاهای موجود در انبار اقدام نماید. معمولا گروه اصلی شامل مرحله تولید کالا می باشد که شامل مواد اولیه، کالای نیمه ساخته، کالای ساخته شده، مواد مصرفی، ابزار و ادوات فنی و ... می باشد. در زیر گروه های بعدی نیز بسته به نوع فعالیت شرکت، طبقه بندی مناسب انجام می گیرد و نهایتا گروه بندی کالا و مواد و ... بصورت درختواره حاصل می شود. تعیین گروههای اقلام هر چند بنظر ساده می رسد، لیکن در پیاده سازی چالش بر انگیز است، تعیین اینکه چه خصوصیاتی از کالا بایستی در گروه بندی کالا و مواد بیاید و چه خصوصیاتی خارج از گروه بندی باشد نیاز به دقت زیادی دارد. بعنوان مثال ممکن است ذکر جزئیاتی مانند سایز و رنگ در کد و شرح اکثر کالاها و مواد یک مجموعه ضروری باشد، ولی اضافه شدن دو سطح به گروه بندی کالا و مواد به واسطه برخورداری از اطلاعات مذکور منجر به افزایش غیر قابل باور حجم کدینگ نهائی و قرار نگرفتن اقلام با جزئیات مشابه (حتی قیمت) ولی با رنگهای متفاوت در یک گروه کالا گردد. مشکل دیگر روند تکراری تعریف کدینگ بواسطه تخصیص کدها و شرحهای متفاوت به کالاهای مشابه، با سایز و رنگهای متفاوت است که موجب کندی پیشرفت طراحی کدینگ می گردد.

     در چنین شرایطی وجود ابزار مولد کدینگ در نرم افزار انبار می تواند مشکل را حل نماید. روش کار ساده است. به جای تعریف خصوصیات مشترک و تکرار شونده در گروههای کالا و مواد و خدمات از قسمت "اجزای تشکیل دهنده کدینگ کالا" استفاده می شود. هر کدام از خصوصیات مذکور فقط یکبار در برگه دان "اجزای تشکیل دهنده کدینگ کالا" تعریف شده و به دفعات مورد نیاز مورد استفاده قرار می گیرد. "الگوهای ایجاد کدینگ کالا" بصورت خودکار اقدام به تولید کد و شرح مناسب برای کالاهای هر گروه می نماید. این روش سه فایده دارد، اول از تکرار تعریف زیر گروه اضافی در شاخه های مختلف گروههای کالا و مواد، جلوگیری می شود و عملاً یک سطح از گروه بندی کالا و مواد کمتر می شود. دوم تعریف مذکور فقط یکبار در قسمت "اجزای تشکیل دهنده کدینگ کالا" انجام شده و در هر قسمتی از کدینگ، با فراخوانی آن، مورد استفاده قرار می گیرد. سوم با استفاده از "الگوهای ایجاد کدینگ کالا" می توان چیدمان مناسبی از گروههای کالا و مواد و "اجزای تشکیل دهنده کدینگ کالا" بعنوان یک الگوی جدید، طراحی نموده و نسبت به ایجاد خودکار دهها و بلکه صدها کالای جدید با کد، شرح و اطلاعات مناسب اقدام نمود.

     "الگوهای ایجاد کدینگ کالا" ابزاری است که از آن به عنوان مولد خودکار کدینگ کالا و مواد یاد می شود. برای استفاده از آن کافیست "اجزای تشکیل دهنده کدینگ کالا" در کنار "گروه بندی کالا" در پنجره "گروه بندی کالا و مواد و خدمات" بدرستی و با رعایت موارد فوق الذکر تعریف شوند. با استفاده از مولد خودکار کدینگ نیازی به ایجاد یک به یک تعاریف کالا نخواهد بود. ابزار مولد خودکار کدینگ کالا، با ایجاد الگوهای متعدد و مناسب برای هر دسته از کالا و مواد، نسبت به ایجاد اقلام کالای مربوط به همان دسته، اقدام خواهد نمود.

      برای روشن شدن موضوع مثالی ذکر می شود. شرکت توزیع کننده محصولات صنایع فولادی، دو محصول تیرآهن و آرماتور (میلگرد) تهیه و توزیع می نماید. طراح کدینگ در نظر دارد انواع میلگرد موجود در انبارهای این شرکت را دسته بندی و کدگذاری نماید. اطلاعاتی که بدست آورده شامل موارد زیر است:

1. طول میلگردهای تولیدی: 12 متر

2. قطر میلگرد به mm: مقادیر 6,8,12,14,16,18,20,22,25,28,30,32,34,36,38,40

3. استاندارد تولید میلگرد: مقادیر AI , AII , AIII

4. شکل رویه:

              الف. ساده 

              ب. آجدار مارپیج

              پ. آجدار جناقی

              ت. آجدار مرکب

5. شرکت تولید کننده:

              الف. ذوب آهن اصفهان

              ب. فولاد نیشابور

              پ. زاگرس شهرکرد

              ت. ذوب آهن اردبیل

              ث. فولاد ابهر

              ج. میلگرد کرمانشاه

              چ. فولاد یزد

               .......

     با توجه به اطلاعات بدست آمده طراح کدینگ تصمیم می گیرد گروه بندی کالا و مواد را تا سطح گروه فرعی میلگرد بشکل زیر تعریف نماید:

     همچنین تصمیم طراح بر اینست که با توجه به اینکه طول تمامی میلگردهای تولیدی توسط کلیه شرکتها 12 متر می باشد، از ذکر طول میلگرد در کد و شرح کالا خودداری نماید. در خصوص قطر میلگرد، استاندارد تولید میلگرد، شکل رویه میلگرد و شرکت سازنده، تصمیم طراح بر اینست که جهت تعریف خصوصیات ذکر شده از قسمت "اجزای تشکیل دهنده کدینگ کالا" استفاده نماید. نتیجه طراحی بصورت زیر است:

الف. قطر میلگرد:

ب. استاندارد تولید میلگرد:

پ. رویه میلگرد:

ت. کارخانه سازنده:

      پس از انجام تعاریف اجزاء تشکیل دهنده، طراح کدینگ با استفاده از برگه دان "الگوهای ایجاد کدینگ کالا"، نسبت به ایجاد الگوی مورد نظر جهت تولید خودکار کدینگ کالا، جهت انواع میلگرد به شکل زیر اقدام می نماید، در این مرحله طراح می تواند با استفاده از گزینه مشاهده اقلام روبروی هر یک از اجزای انتخاب شده ، نسبت به مشاهده، انتخاب موارد و محدود سازی کدینگ نهائی کالا تصمیم گیری نماید:

     پس از تکمیل الگو، طراح کدینگ می تواند با استفاده از کلید "ایجاد اقلام کالا" نسبت به ایجاد خودکار کدینگ کالا با توجه به اطلاعات وارد شده اقدام نماید. پس از اتمام ایجاد خودکار اقلام، در پرونده مشخصات کالا و مواد به تعداد مورد نظر (برای مثال فوق حداکثر 2040 قلم) کد و مشخصات کالا مطابق شکل زیر ایجاد می گردد:

     همانطور که ملاحظه شد، طراح سیستم کدینگ انبار، با استفاده از ابزار مولد کدینگ می تواند نتایج بهتری کسب نماید. از طرف دیگر حذف عملیات ورود اطلاعات بصورت دستی، موجب صرفه جوئی قابل ملاحظه ای در زمان طراحی سیستم کدینگ انبار خواهد شد.